ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
KiVa Antibullying Program® je celoškolní intervenční program vyvinutý na Univerzitě v Turku.Do programu se mohou zapoiit základní školy nabízející povinnou školní docházku v zemích, kde je program KiVa dostupný.. Údaje o uživatelích shromážděné od zúčastněných škol a jejich uživatelů tvoří registr uživatelů na Univerzitě v Turku ve Finsku.
DŮVODY ZPRACOVÁNÍ
Zpracování osobních údajů je založeno na oprávněném zájmu správce údajů.
SPRÁVCE ÚDAJŮ A KONTAKTNÍ ÚDAJE
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů zahrnuje registr vedený Univerzitou v Turku.
KiVa Antibullying Program, Department of Psychology and Speech-Language Pathology, 20014 University of Turku, Finsko. E-mailová adresa: kiva@kivaprogram.net
Program KiVa nabízí svým uživatelům různé online služby. Využívání těchto služeb může vést k registraci osoby u jiného správce údajů (například u příslušného poskytovatele vzdělávání nebo školy). Ochrana osobních údajů u těchto služeb je podrobně vysvětlena níže.
REGISTR UŽIVATELŮ
Telefonní čísla a e-mailové adresy ředitelů škol a koordinátorů / kontaktních osob jsou uloženy v registru uživatelů a jsou zpracovávány pro účely komunikace.
WEBOVÉ STRÁNKY A INTRANET
Webové stránky www.kivaprogram.net neukládají osobní údaje svých uživatelů a nepoužívají žádné soubory cookie. Uživatelé programu KiVa mají přístup do vyhrazené oblasti zvané intranet KiVa https://intra.kivaprogram.net/login/. U uživatelů, kteří se přihlásí do intranetu KiVa, se ukládá IP adresa a čas návštěvy.
SOUBORY COOKIE
Intranet KiVa využívá pouze nezbytně nutné soubory cookie. Údaje protokolu intranetu KiVa se ukládají po dobu 24 měsíců, poté jsou automaticky odstraněny.
SKUPINY UŽIVATELŮ INTRANETU KIVA A ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ
SKUPINY UŽIVATELŮ NA REGISTROVANÝCH KIVA ŠKOLÁCH
Zaměstnanci registrovaných KiVa škol se přihlašují do intranetu KiVa pomocí přihlašovacích údajů unikátních pro každou školu zapojenou do programu KiVa. U těchto uživatelů se ukládá IP adresa a čas návštěvy.
UŽIVATELÉ NA ÚROVNI KOORDINÁTORA
Ředitelé škol a koordinátoři / kontaktní osoby KiVa mají přístup do intranetu KiVa pomocí osobního uživatelského ID. Toto uživatelské ID vytvořené pro jednotlivé uživatele umožňuje ředitelům a koordinátorům zobrazovat a aktualizovat kontaktní informace a uživatelské účty jejich školy. Údaje uložené od těchto uživatelů zahrnují následující položky: IP adresa, e-mailová adresa, škola, čas návštěvy a údaje protokolu o změnách, které provedli v informacích o škole a/nebo v uživatelských účtech. Chcete-li odebrat ID koordinátora, napište na adresu kiva@kivaprogram.net. ID úrovně koordinátora, které bylo odebráno (a není tedy spojeno s žádnou školou), je po 24 hodinách automaticky odstraněno z databáze.
Účty na úrovni koordinátora, které jsou neaktivní déle než 18 měsíců, jsou ze systému automaticky odstraněny.
ODSTRANĚNÍ NEAKTIVOVANÝCH ÚČTŮ KOORDINÁTORŮ
Uživatelé na úrovni koordinátora obdrží aktivační odkaz po prvním přidání své e-mailové adresy do systému. Pokud vlastník účet neaktivuje do 30 dnů, bude účet automaticky odstraněn z databáze uživatelů.
Kontaktní údaje ředitelů a/nebo koordinátorů škol jsou rovněž viditelné v profilu školy, ke kterému mají koordinátoři škol přístup s právem úprav. Pro odstranění kontaktních údajů bývalých zaměstnanců mohou školy buď samy aktualizovat informace, nebo se obrátit na adresu kiva@kivaprogram.net.
ODSTRANĚNÍ UŽIVATELSKÝCH ÚČTŮ DEAKTIVOVANÝCH ŠKOL
Pokud si školy již nepřejíbýt do programu KiVa zapojeny, jejich uživatelské účty a kontaktní údaje budou ze systému vymazány. Anonymní údaje z šetření mezi žáky a učiteli jsou však v systému uloženy pro budoucí použití.
CERTIFIKOVANÍ LEKTOŘI KIVA A LICENČNÍ PARTNEŘI
Údaje uložené od certifikovaných lektorů KiVa a licenčních partnerů zahrnují IP adresu, čas návštěvy, název organizace a e-mailovou adresu. Osobní údaje se odstraní po ukončení spolupráce se zúčastněnou stranou
nebo na základě žádosti o odstranění osobních údajů.
DISKUSNÍ FÓRUM
Uživatelé s ID pro úroveň lektora KiVa nebo licenčního partnera mají přístup do diskusního fóra. Pro vstup do fóra je nutné zadat osobní údaje (jméno uživatele, e-mailová adresa) a název školy nebo partnerské organizace, kterou zastupuje. Uživatelské údaje se ukládají tak dlouho, dokud se uživatel ke službě přihlašuje. Uživatelské údaje jsou odstraněny, pokud není uživatel aktivní po dobu dvou (2) let, nebo na vyžádání. Záložní kopie uživatelských údajů se uchovávají dvanáct (12) měsíců po jejich odstranění. Všechny komentáře napsané v chatu jsou uloženy ve fóru a nebudou odstraněny.
KONTAKTNÍ FORMULÁŘ A PARTNERSKÝ FORMULÁŘ
V systému jsou uloženy také informace z kontaktního formuláře na webových stránkách (informace o jménu a e-mailové adrese odesílatele) a partnerského formuláře (informace o jménu odesílatele, e-mailová adresa, informace o názvu organizace/firmy). Licenční partneři programu KiVa Antibullying Program využívají stránky ke shromažďování kontaktních údajů zájemců o program (jméno a e-mail odesílatele a informace o názvu školy). Údaje z kontaktního formuláře a osobní kontaktní údaje získané prostřednictvím partnerského formuláře se uchovávají po dobu jednoho (1) roku.
HRY KIVA
Když se studenti přihlašují jako uživatelé her KiVa Hra 1, KiVa Hra 2 nebo Pulmikas, jejich osobní údaje nejsou zpracovávány na Univerzitě v Turku. Ve hře KiVa Hra 2 jsou však uloženy informace o jménu uživatele, postupu hráče a IP adrese. Správa uživatelů KiVa Hra 2 (přístupná pouze zaměstnancům školy) obsahuje prostor pro jednu nebo více e-mailových adres školního KiVa týmu nebo jeho členů. Žáci tak mohou nahlásit šikanu a oslovit školní tým KiVa přímo v KiVa hrách 1 a 2. Adresy mohou přidávat a odebírat zaměstnanci školy. Správcem těchto údajů je Univerzita v Turku. KiVa Hra 2 také vytváří registr jmen a uživatelských jmen hráčů a správcem výše uvedených údajů je škola. Univerzita v Turku je tedy zpracovatelem údajů. V hrách KiVa Hra 1 a KiVa Hra 2 se ukládají údaje protokolu pro sledování počtu hráčů.
Ke školním údajům pro KiVa hry (seznam uživatelů a údaje protokolu) mají přístup zaměstnanci dané školy, licenční partnerská organizace v zemi, poskytovatel služby (A1 Media Oy) a vybraní členové programu KiVa Antibullying Program na Univerzitě v Turku .
ŠETŘENÍ MEZI ŽÁKY A UČITELI
Žáci a učitelé škol, které jsou registrovány do programu KiVa, se mohou zapojit do anonymního online dotazníkového šetření. Odpovědi na každoroční šetření KiVa nevyžadují shromažďování osobních údajů. Odpovědi v dotaznících se ukládají na server Univerzity v Turku spolu s datem a časem vyplnění a jazykem, ve kterém byl dotazník vyplněn. Přístup k údajům z šetření mají poskytovatelé šetření (Anders Innovation), IT služeb a programu KiVa na Univerzitě v Turku. Údaje z šetření budou uloženy pro účely budoucího výzkumu. Školy jsou zodpovědné za to, aby rodiče o šetření KiVa předem informovaly a požádaly je o souhlas s prováděním šetření ve třídě, jak to vyžadují místní zákony a předpisy.
SKUPINY PŘÍJEMCŮ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
KiVa Antibullying Program spolupracuje s třetími stranami, které poskytují pomoc a/nebo služby. Společnost Geniem Oy je technickým správcem serveru Univerzity v Turku, na kterém jsou uloženy odpovědi z šetření KiVa pro žáky a učitele. Do registru odpovědí z šetření mají přístup vybraní pracovníci programu KiVa ve Finsku, poskytovatelé IT služeb na Univerzitě v Turku a Geniem Oy. Tyto skupiny zpracovávají údaje z šetření, aby udržely a zaručily odpovídající služby.
Registr uživatelů programu KiVa obsahuje údaje ředitelů škol a koordinátorů / kontaktních osob. Kontaktní údaje a všechna ID uživatelů intranetu se nachází na serveru v Amsterdamu. Zpracování údajů a technickou správu zajišťuje společnost Geniem Oy. Správazahrnuje úpravy, použitelnost a odstranění údajů na vyžádání.
Údaje protokolu her KiVa (KiVa Hra 1 a KiVa Hra 2) nebudou předávány ani zveřejňovány stranám mimo EU nebo Evropský hospodářský prostor.
Registrované údaje nebudou použity k automatickému rozhodování nebo profilování.
KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Používáním služby se vytvářejí záznamy v protokolu za účelem zajištění bezpečnosti informací a technického rozvoje služby, jakož i zjišťování, prevence a vyšetřování závad (Zákon o informační společnosti (917/2014), § 138, 141 a 144). Záznamy se uchovávají po dobu potřebnou pro tyto účely a nebudou použity k žádnému jinému účelu.
PRÁVO NA PŘÍSTUP, PRÁVO NA OPRAVU, PRÁVO NA VÝMAZ, PRÁVO NA OMEZENÍ, PRÁVO VZNÉST NÁMITKU
Registrovaní uživatelé mají právo požadovat od správce přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování údajů a možnost vznést námitku proti zpracování. Chcete-li odstranit uživatelské účty nebo kontaktní údaje, napište na adresu kiva@kivaprogram.net.
PRÁVO NA ODVOLÁNÍ K DOZOROVÉMU ÚŘADU
Registrovaný uživatel má právo podat stížnost u dozorového úřadu.
POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů Univerzity v Turku prostřednictvím e-mailu: dpo@utu.fi
Popis zabezpečení osobních údajů na Univerzitě v Turku je k dispozici na následující adrese: https://www.utu.fi/en/privacy/data-security-description.